Die Frage, die jede Einrichtungsleitung zuerst stellt
„Was kostet das?" — bevor irgendjemand über Anerkennungswege, Sprachstufen oder Onboarding sprechen will, kommt diese Frage. Und sie ist berechtigt. Wer eine internationale Pflegekraft anwirbt, gibt einen mittleren fünfstelligen Betrag aus, bevor diese Pflegekraft die erste Schicht in der eigenen Einrichtung übernimmt.
Wir schreiben diesen Beitrag, weil die meisten Preisangaben im Markt entweder zu schön sind, um wahr zu sein, oder so vage formuliert, dass am Ende ein doppelt so hoher Betrag auf der Rechnung steht. Wir legen unsere eigene Kalkulation offen — Posten für Posten — und zeigen, wann sich die Investition gegenüber Leiharbeit amortisiert.
1. Die Benchmarks: GIZ Triple Win vs. private Vermittlung
Der staatliche GIZ-Triple-Win-Pfad ist die bekannteste Referenz. Die Eigenanteile der Einrichtung liegen dort je nach Programm und Herkunftsland im Bereich von 9.000–13.000 Euro pro Fachkraft, ergänzt durch öffentliche Mittel. Triple Win ist seriös, aber die Pipeline ist begrenzt, die Wartezeiten lang und die Auswahl der Einrichtung an den Verfahrensrhythmus der GIZ gebunden.
Bei privaten Vermittlungen schwankt der Preis erheblich. Wir sehen am Markt:
- 8.000–10.000 € „all-in": zu billig, fast immer ohne Sprachkurs oder ohne Begleitung — die versprochene Pflegekraft erscheint dann häufig nicht
- 14.000–18.000 €: marktübliches Mittelfeld mit realistischem Leistungsumfang
- 22.000–28.000 €: Premium-Pakete mit umfangreicher Vor- und Nachbetreuung, häufig in Verbindung mit Konzern-Trägern
Eine ehrliche Kalkulation lässt sich nicht in einer einzigen Zahl ausdrücken. Sie hängt davon ab, wer welche Leistung erbringt — die Einrichtung, der Vermittler oder die Kandidatin selbst.
2. Wo die Kosten wirklich sitzen
Wer die einzelnen Posten kennt, kann jedes Angebot prüfen. Diese sechs Blöcke fallen immer an:
Anerkennungsverfahren
Übersetzungen, Beglaubigungen, Behördengebühren, Anpassungslehrgang oder Kenntnisprüfung. Bundeslandabhängig liegt der Block bei 2.000–4.500 €. Wer beim Anerkennungsverfahren spart, zahlt am Ende doppelt — eine fehlerhafte Antragsstellung kostet Monate.
Sprachausbildung B1 → B2 (gegebenenfalls C1 Pflege)
Im Herkunftsland gehalten, mit Pflege-Vokabular, idealerweise mit Telc-/Goethe-Prüfung. 2.500–4.000 € pro Kandidatin, je nach Sprachschule und Prüfungsanzahl.
Visum, Reise, Erstausstattung
Visumsgebühren, Flug, erste Wohnung, Möbel, Hausrat, Bankkonto, Krankenversicherung in der Übergangsphase. 1.500–2.500 € — fast immer unterschätzt.
Integration und Behördengänge in Deutschland
Anmeldung, Aufenthaltstitel, Steuer-ID, Lohnsteuer-Onboarding, Familienzusammenführung. Reiner Personalaufwand auf unserer Seite: 1.500–3.000 € pro Fall.
Begleitung im ersten Jahr
Die Erfahrung aus der Branche ist eindeutig: Vermittlungen scheitern nicht beim Visumstermin, sondern in Monat vier bis acht. Regelmäßige Check-ins, Konfliktmoderation, Familienkommunikation, fachliche Mentoring-Anbindung. 2.000–3.500 € über zwölf Monate.
Sourcing, Auswahl, Pre-Departure-Training
Recruiting in Indien, Vorauswahl, Interviews, kulturelle Vorbereitung, Vertragsverhandlung. 1.500–2.500 € je tatsächlich vermittelter Kandidatin — die Kosten für nicht zustande gekommene Vermittlungen tragen wir.
Summe in der mittleren Variante: ca. 11.000–20.000 € pro Fachkraft, je nach Tiefe der Leistung.
3. Die teuerste Position: nicht eingestellt
Die unangenehmste Zahl in dieser Rechnung steht nicht auf der Vermittlungsrechnung. Sie steht auf der Leiharbeitsrechnung.
Wer eine offene Pflegestelle dauerhaft über Zeitarbeit überbrückt, zahlt im Jahr 2026 in den meisten Regionen zwischen 60.000 € und 90.000 € an Aufschlägen gegenüber einer fest angestellten Fachkraft. Hinzu kommt der Belegungsdruck: eine Pflegestelle, die nicht besetzt werden kann, kostet je nach Trägermodell zwischen 35.000 € und 70.000 € Deckungsbeitrag pro Jahr, weil entweder Pflegegrade nicht angemessen versorgt werden können oder Betten geschlossen bleiben.
Anders formuliert: jeder Monat, in dem eine Stelle offen bleibt, ist teurer als der Eigenanteil einer Auslandsvermittlung in einem ganzen Jahr.
4. Unsere Tarife: Basis, Standard, Volumen
Wir arbeiten mit drei klaren Tarifen statt mit Einzelpreisen. Das macht es einfacher, intern zu kalkulieren und schwerer, irgendwo eine Position zu verstecken.
Basis
Sourcing, Vorauswahl, Anerkennungsantrag, Visumsbegleitung, Übergabe an die Einrichtung. Geeignet für Träger mit eigener Personalabteilung, die das Onboarding selbst übernimmt.
Standard
Basis-Leistungen plus B1-zu-B2-Sprachausbildung im Herkunftsland, kulturelle Vorbereitung, vollständige Integrationsbegleitung in den ersten sechs Monaten, monatliche Check-ins über zwölf Monate. Dies ist die Variante, die wir den meisten Einrichtungen empfehlen.
Volumen
Standard-Leistungen plus dedizierter Account-Lead, vier oder mehr parallele Vermittlungen pro Jahr, gestaffelte Konditionen, abgestimmter Anerkennungsfahrplan über mehrere Bundesländer.
Die konkreten Preise pro Tarif geben wir grundsätzlich nur im Erstgespräch heraus — nicht aus Geheimniskrämerei, sondern weil je nach Bundesland, Anerkennungsweg und Sprachzielstufe zwischen den Tarifen 3.000–6.000 € Unterschied liegen können. Pauschalangebote im Web sind in diesem Markt fast immer irreführend.
5. ROI-Beispielrechnung
Nehmen wir eine fest angestellte Pflegefachkraft in Vollzeit (TVöD-P 7, Stufe 3) gegenüber einer durchgängig über Leiharbeit besetzten Stelle:
- Jährlicher Kostenvorteil Festanstellung vs. Leiharbeit: rund 35.000–50.000 €
- Investition Auslandsvermittlung (Standard-Tarif): etwa 14.000–17.000 €
- Break-even: zwischen Monat 14 und Monat 18 nach Dienstantritt
Bleibt die Pflegekraft drei Jahre — eine konservative Annahme bei seriös begleiteter Vermittlung — liegt der wirtschaftliche Nettoeffekt bei 50.000 € bis 90.000 € je Fachkraft, ohne die Belegungs- und Qualitätseffekte mitzurechnen.
Die Rechnung wird noch deutlicher, wenn man mehrere Stellen parallel betrachtet. Eine Pflegeeinrichtung mit fünf chronisch offenen Stellen, die über eine 18-Monats-Pipeline aufgebaut werden, spart kumuliert sechsstellig — und gewinnt zusätzlich Planungssicherheit für die Dienstplanung.
6. Was wir nicht in Rechnung stellen
Damit die Kostenposition vollständig ist, gehören auch die Posten dazu, für die wir keine Rechnung schreiben:
- Nicht zustande gekommene Vermittlungen: Wenn eine Kandidatin im laufenden Prozess abspringt, tragen wir die bis dahin entstandenen Kosten für Sourcing, Sprachkurs-Anteil und Behördengebühren selbst — bis zur erfolgreichen Übergabe wird keine Zwischenrechnung gestellt.
- Erstkontakt, Bedarfsanalyse, Vertragsentwurf: kostenlos, auch wenn am Ende keine Zusammenarbeit zustande kommt.
- Konsiliarische Auskünfte zu laufenden Anerkennungsverfahren: für bestehende Kunden ohne separate Berechnung.
- Nachvermittlung bei vorzeitigem Ausscheiden: in den ersten sechs Monaten nach Dienstantritt zu deutlich reduzierten Konditionen.
Diese Punkte stehen nicht im Werbeprospekt, weil sie sich nicht gut verkaufen lassen. Sie stehen hier, damit unsere Kostenkalkulation ehrlich bleibt.
So arbeiten wir
Wer den Anerkennungsweg im Detail verstehen will, findet alle Schritte im Anerkennungsverfahren-Leitfaden 2026. Wer wissen will, warum wir auf der Hauptvollmacht des Trägers bestehen und nur mit Untervollmacht arbeiten, lese den Beitrag zur Untervollmacht in der Anerkennung. Und wer den größeren Zusammenhang sucht, warum lokale Lösungen den Pflegekräftemangel nicht decken werden, findet ihn im Realitätscheck Fachkräftemangel 2026.
Nächster Schritt
Wenn Sie die vollständige Preisliste mit allen drei Tarifen und einer ROI-Vorlage für die eigene Einrichtung möchten, fordern Sie sie im 20-minütigen Erstgespräch an: Termin buchen.
IndoFachkraft UG (haftungsbeschränkt)
Vishnu Marthala, Geschäftsführer
Im Biegel 12, 71522 Backnang
Amtsgericht Stuttgart HRB 803907
Steuernummer 51047/27615 (Finanzamt Backnang)
IHK Stuttgart Mitgl.-Nr. 2854625
Tel.: +49 176 41791626
E-Mail: vishnu.marthala@indofachkraft.de
Web: www.indofachkraft.de